Digitale Prozesse im Rechnungswesen
Elektronische Rechnungslegung
Effizient & digital
Wichtiger Hinweis
In den letzten Tagen haben uns mehrere Hinweise erreicht, dass Unternehmer und Dienstleister der Bayerischen Staatsforsten (BaySF) sogenannte Fake-E-Mails erhalten haben.
Diese E-Mails erwecken den Anschein, von Christina Becker aus der Abteilung Finanz- und Rechnungswesen der Bayerischen Staatsforsten zu stammen. In den Nachrichten werden die Empfänger dazu aufgefordert, Kontakt- bzw. E-Mail-Adressen der BaySF an den Absender zu übermitteln.
👉 Wichtig:
Diese E-Mails stammen nicht von den Bayerischen Staatsforsten.
Bitte öffnen Sie diese Nachrichten nicht, beantworten Sie sie nicht und geben Sie keine Daten weiter. Wir empfehlen dringend, die E-Mails umgehend zu löschen.
Die Bayerischen Staatsforsten haben entsprechende Maßnahmen eingeleitet.
Lieferanteninfo
Als Lieferant der Bayerischen Staatsforsten AöR gestalten Sie zusammen mit uns den besten Wald und machen ihn fit für den Klimawald.
Durch die Verwendung der E-Rechnung (ZUGFeRD, X-Rechnung) werden zum einen Ressourcen geschont zum anderen auch gesetzliche Anforderungen erfüllt.
Bitte verzichten Sie darauf, uns Rechnungen in elektronischer Form und gleichzeitig per Post zu übermitteln.
Um den Rechnungslegungsprozess möglichst reibungslos und zügig zu gestalten, haben wir Ihnen nachfolgend wichtige Informationen zur elektronischen Rechnungslegung zusammengestellt. Bei Fragen zur Übermittlung von Rechnungen können Sie sich gerne bei uns melden (support-rechnung@baysf.de).
Bildnachweis: ©unsplash.com/@micheile
Häufige Fragen
Sie können alle Rechnungen und Gutschriften (Rechnungskorrekturen) sowie dazugehöirge rechnungsbegleitenden Unterlagen in elektronischem Format ZUGFeRD, X-Rechnung an uns übermitteln.
Zudem ist es weiterhin möglich, soweit dies gesetzlich zulässig ist, Rechnungen und Gutschriften (Rechnungskorrekturen) als PDF-Dokument an uns zu übermitteln.
Bisherige Gutschriftsverfahren bleiben unverändert bestehen, z.B. Holzverkäufe, Frachtgutschriften. Auch die Abrechnungen Ihrer Leistungen über Lieferscheine im Gutschriftsverfahren erfolgt unverändert: Sie erhalten Ihre Gutschrift von uns wie bisher.
Ihre Rechnung im elektronischen Format senden Sie an die E-Mail-Adresse rechnung@baysf.de
- Diese E-Mail-Adresse ist nur für Rechnungen/Gutschriften vorgesehen.
- E-Mails mit anderen Inhalten können über diese E-Mail-Adresse leider nicht bearbeitet werden.
- Der Betreff der E-Mail soll erkennen lassen, dass es sich um eine Rechnung handelt.
- Jede Rechnung und rechnungsbegleitende Anlagen sollen in einer Datei übermittelt werden.
- Mit einer E-Mail können mehrere Rechnungen übermittelt werden. Pro Rechnung ist aber eine separate Datei zu erstellen.
- Elektronisch übermittelte Rechnungen dürfen nicht zusätzlich per Post gesendet werden.
- Weitere Informationen außerhalb der Rechnungsdatei, z. B. in der Betreffzeile oder dem Textfeld, können nicht verarbeitet werden.
In einer E-Mail können mehrere Rechnungen/Gutschriften übermittelt werden. Wichtig ist hierbei, dass je Rechnung ein Dokument übermittelt wird. Mögliche rechnungsbegleitenden Dokumente (Lieferscheine, Tätigkeitsberichte,…) sind zusammen mit der Rechnung in einer Datei zu übermitteln.
Unsere Leitweg-ID ist: 09-baysf-91
Damit wir Ihre Rechnung/Gutschrift (Rechnungskorrektur) zügig und möglichst ohne Rückfragen bearbeiten können, bitten wir Sie, die folgenden Vorgaben unbedingt einzuhalten:
- Die Rechnungen müssen neben den gesetzlichen Pflichtangaben (§ 14 Abs. 4 UStG i.V.m. § 14a Abs. 5 UStG) noch folgende Informationen enthalten:
- Die Rechnungsanschrift:
Bayerische Staatsforsten AöR
Nennung des Geschäftsbereichs (siehe „Liste der Geschäftsbereiche“)
Postfach 20 01 08
93060 Regensburg - den bestellenden Geschäftsbereich in der zweiten Adresszeile der Rechnungsanschrift unbedingt eintragen
- Ihre Kreditorennummer: in unserer Bestellung enthalten, in der Lieferantenvereinbarung unter „Unser Zeichen“ eingetragen
- die E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
- die Bestellnummer, wenn bei Beauftragung übermittelt
- die Zahlungsbedingung
- Die Rechnungsanschrift:
- Die Rechnungspositionen sollten analog zu den Positionen der Bestellung aufgelistet werden.
Soweit es Ihnen gesetzlich möglich ist, können Sie Rechnungen weiterhin in Papierform an uns senden. Diese Papierrechnungen senden Sie bitte ungeheftet an die zentrale Rechnungsadresse (siehe Welche Anfroderungen muss eine Rechnung für die elektronische Rechnungslegung erfüllen?).
Anlagen zu einer Rechnung, für die weiterhin rechtlich eine Papierform vorgeschrieben ist, wie Prüfberichte und Urkunden, senden Sie uns bitte als Original auf dem Postweg an die Hausanschrift des jeweiligen Forstbetriebes bzw. Geschäftsbereiches (nicht an die zentrale Rechnungsadresse!).
Gerne können Sie sich an support-rechnung@baysf.de wenden.
Liste der Geschäftsbereiche der Bayerischen Staatsforsten AöR
Zentrale Rechnungsadresse:
Bayerische Staatsforsten AöR
Nennung des betreffenden Geschäftsbereichs lt. nachstehender Liste
Postfach 20 01 08
93060 Regensburg
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Kundeninfo
Als Kunde der Bayerischen Staatsforsten AöR tragen auch Sie Verantwortung für den uns anvertrauten Wald und Naturraum in Bayern. Mit Ihnen als starker Partner wollen wir den besten Wald gestalten und ihn fit für den Klimawald machen.
Durch die Einführung der elektronischen Rechnung wollen wir Ressourcen schonen aber auch gesetzliche Anforderungen erfüllen.
Deshalb arbeiten wir aktuell mit Hochdruck daran, Ihnen bis spätestens 01.01.2027 eine elektronische Rechnung (ZUGFeRD, X-Rechnung) ausstellen zu können.
Bis auf Weiteres werden wir Ihnen unsere Rechnungen und Gutschriften weiterhin postalisch bzw. als PDF-Dokument per Mail zukommen lassen.